Сдать документы в архив

В соответствии с п.4.4.1, 4.5 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и Уставу Государственного архива документов по личному составу Сахалинской области.

На хранение в Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области поступают документы по личному составу ликвидированных организаций всех форм собственности в упорядоченном состоянии и с соответствующим научно справочным аппаратом согласно плану графику приема документов.

Для включения ликвидируемой организации в план график приема документов в архив необходимо направить официальное письмо на имя директора Натальи Владимировны Ли с приложением копии документа о ликвидации.

На безвозмездной основе принимаются документы по личному составу ликвидированных организаций государственной собственности.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств ликвидируемой организации, передающих указанные документы.

При организации работы по упорядочению документов рекомендуется использовать нормативно-методические документы:

  1. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №19, зарегистрированные в Минюсте РФ 06.03. 2007 № 9059);
  2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры РФ от 31.03. 2015 № 526, зарегистрированные в Минюсте РФ 07.09. 2015№ 3830);
  3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08. 2010 № 558 и зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 №18380).
  4. Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации»

5.Закон Сахалинской области от 01 ноября 2005г. № 76-ЗО «Об архивном деле в Сахалинской области» (принят Сахалинской областной Думой 20 октября 2005 г., (с изменениями и дополнениями)

Подготовка документов перед сдачей в архив в себя включает:

  1. экспертизу ценности документов;
  2. оформление дел;
  3. описание документов постоянного и долговременного хранения;
  4. обеспечение сохранности;
  5. сдачу документов в архив учреждения.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации:

  1. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
  2. Свидетельство о ликвидации организации.
  3. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение документ о ликвидации организации, (решения собрания акционеров, совета директоров, учредителей; решения арбитражного суда) приказы и /или распоряжения о создании, переименованиях);
  4. Приказы и/или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы.
  5. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел.
  6. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
  7. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.)
  8. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов-ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
  9. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.)
  10. Акты о несчастных случаях.
  11. Штатные расписания.
  12. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, изменение в должности.
  13. Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий;
  14. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов.
  15. Тарификационные ведомости.

Вместе с документами в архив передаются:

Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;

Оформление дел

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление внутренней описи документов.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист заверитель по установленной форме. В листе заверителе цифрами указывается количество пронумерованных листов в деле.