Научно-справочный аппарат и информационно-поисковые системы.

Научно-справочный аппарат к документам архива представляет собой комплекс архивных справочников о составе и содержании архивных документов (описи дел, путеводители, картотеки, указатели и др.), автоматизированных информационно-поисковых систем, которые создаются и постоянно совершенствуются, так как от качественных, полноценных справочников зависит оперативность, интенсивность и результативность использования документной информации. Однако, приоритетным и перспективным направлением остается автоматизированный научно-справочный аппарат, т.е. целенаправленное и планомерное развитие автоматизированных технологий.

НСА архива содержит все виды информационно-справочных источников, предусмотренных основными правилами работы государственных архивов; позволяет ориентироваться в составе и содержании документов, находящихся на хранении, и в значительной степени повышает эффективность использования архивной информации.

 

Информационно-поисковые системы.

— Автоматизированная база данных «Архивный фонд». Доступ к ней и необходимую консультацию пользователи могут получить непосредственно у специалистов отдела.

Учётная БД ПК «Архивный фонд» — представляет собой автоматизированный комплекс для создания информационно-поискового массива о составе, содержании, физическом состоянии фондов и научно-справочного аппарата архива на уровне фонда, описи, единицы хранения.

База данных допускает просмотр и поиск информации во всех разделах, формирование перечней, сводных сведений.

 

Справочники

Описи дел

Базовым справочником к документам фондов, раскрывающим их состав и содержание, является опись дел. От качества описания документов и составления описей во многом зависит успех дальнейшей работы по созданию и развитию других справочников системы НСА.

Справочники по фондам предоставляют пользователю первоначальную информацию, необходимую для работы с архивными фондами: номер, название фонда, его объем, крайние даты включенных в фонд документов.

Основные справочники по состоянию на 01.10.2017 г.

— 731 описей на бумажной основе, в т.ч.

— 51 опись управленческой документации

— 680 описей дел по личному составу.

С целью повышения информационно-поискового уровня описей в архиве постоянно ведется работа по их усовершенствованию. К описям составляются исторические справки, предисловия, титульные листы, при необходимости уточняются заголовки дел.

Некоторые фонды имеют краткие исторические справки со сведениями о времени создания, переименовании, изменении подчиненности, основных функциях, реорганизации и ликвидации учреждения-фондообразователя.

Все описи архива сопровождаются предисловиями, в которых приводится необходимая пользователю информация по истории учреждения-фондообразователя и фонда, а также аннотация состава и содержания его документов.

 

Путеводители

Особое место в системе НСА архива занимает путеводитель и справочники по фондам. Они дают общую информацию о составе и содержании фондов архива. С их изучения сотрудники зачастую начинают поиск документов по фондам. Путеводитель по фондам содержит сведения по состоянию на 01.01.2016 г. (электронный)

 

Указатели

В целях повышения информативности описей к фондам в архиве составляются указатели. В первую очередь указатели составляются к фондам, широко используемым и всегда востребованным. Для улучшения организации работы по исполнению социально-правовых запросов созданы пофондовые алфавитные именные указатели по личному составу.

 

Список фондов ГБУ «Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области» — содержит сведения о номере и названии всех фондов архива на 01.01.2017, расположенных в списке по порядку номеров. Находится в БД ПК «Архивный фонд», отделе НСА.