История

Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области как самостоятельное учреждение был образован в марте 2010 года, но свою историю ведет с момента создания объединенного межведомственного архива при производственном управлении сельского хозяйства Сахалинской области.

Объединенный межведомственный архив при производственном управлении сельского хозяйства Сахалинской области основан 01 января 1975 г. в соответствии с Постановлением Совета Министров РСФСР от 22 мая 1973 г. № 266, приказом Министерства сельского хозяйства РСФСР от 13 июля 1973 г. № 220, решением Сахалинского облисполкома от 29 января 1974 г. № 57.

С мая 1992 г. архив стал испытывать финансовые трудности, что было связано с Постановлением Правительства РФ от 19 декабря 1991 г. № 55 «О мерах по либерализации цен» и письмом комитета по делам архивов при Совмине РФ от 13 февраля 1992 г. № 5/160-п, отменившими все ранее действовавшие прейскуранты на услуги, выполняемые архивами, учреждениями и организациями.

Введение свободных цен на хранение и использование документов привело к росту цены за хранение одного дела в десятки раз, что поставило архив на край финансового краха, так как организации и учреждения перестали отчислять деньги на счёт архива, а неоднократные письменные и устные обращения руководства управления сельского хозяйства Сахалинской области о перечислении денег положительных результатов не давали.

В соответствии с распоряжением Правительства РФ от 23 апреля 1992 года № 781-р в целях обеспечения социально правовой защиты интересов граждан и предотвращения утраты документов по личному составу, учитывая тяжелое финансовое положение Сахалинского объединенного архива при облсельхозуправлении, было принято решение о передаче архива в ведение архивного отдела администрации Сахалинской области и создании на его базе с 01 июня 1993 г. филиала Государственного архива Сахалинской области для хранения документов по личному составу.

В филиале работали 4 сотрудника: директор, главный хранитель фондов, заведующий справочным столом, технический работник. В последующие годы продолжился рост количества ликвидированных организаций и соответственно увеличился объем документов по личному составу, передаваемых в государственный архив Сахалинской области и его филиал, к марту 2010 года их количество составило 34 373 единиц хранения 322 организаций.

В 1993 году сотрудниками филиала было исполнено 998 социально-правовых запросов. В 2008 году в облгосархив и филиал поступил 3581 социально-правовой запрос. В 2009 году сотрудниками облгосархива и филиала было исполнено 5357 социально-правовых запросов.

Назрела необходимость создания специализированного архива документов по личному составу Сахалинской области.

В целях эффективного комплектования, хранения, учета и использования архивных документов по личному составу Сахалинской области на основании Распоряжения администрации Сахалинской области от 23 декабря 2009 года № 964-ра создано Областное государственное учреждение «Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области».

Архив начал свою деятельность с 01 марта 2010 года.

В структуру архива вошли:

  • Дирекция
  • Отдел информации и использования документов
  • Отдел обеспечения сохранности, государственного учета и НСА
  • Отдел комплектования архивного фонда

Первоначально фонды архива были сформированы из документов Государственного архива Сахалинской области и его филиала документов по личному составу, всего 322 фонда 34879 дел (506 ед. хр. управленческой документации, 34373 ед.хр. документов по личному составу). Уже к концу 2010 года в архиве числилось 349 фондов 36 109 ед.хр.

С 31 марта 2011 года был изменен тип учреждения — Областное государственное учреждение (ОГУ) «Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области» стало Государственным бюджетным учреждением «Государственный архив документов по личному составу Сахалинской области» (далее — ГБУ ГАДЛССО).

ГБУ ГАДЛССО является юридическим лицом и находится в ведомственном подчинении министерства культуры и архивного дела Сахалинской области, осуществляющего функции учредителя.

Основные направления деятельности архива:

  • обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним;
  • проведение информационных и научно-практических мероприятий;
  • услуга по предоставлению оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
  • комплектование архивов архивными документами;
  • обеспечение сохранности и учет архивных документов.

Документы архива располагаются в двух зданиях: пр. Коммунистический, д. 33 и д. 39:

  • 3 архивохранилища;
  • общая площадь архивохранилищ 701 кв.м;
  • протяженность стеллажных полок — 3028 погон. м;
  • степень загруженности — 91% (на 31 декабря 2016 года).

Основу формирования документального фонда архива составляют документы по личному составу: приказы и распоряжения по личному составу; лицевые счета и ведомости начисления заработной платы; договоры, контракты о найме на работу; акты о несчастных случаях на производстве и документы к ним; налоговые карточки по учету дохода и налога на доходы физических лиц; аттестационные листы; списки сотрудников; тарификационные списки; табели учета рабочего времени; алфавитные книги (журналы) учета личного состава; книги учета приема, перемещения и увольнения работников; книги (журналы) учета движения трудовых книжек; личные карточки; личные дела; невостребованные трудовые книжки и другие подлинные личные документы.

На 01 октября 2016 года на хранении в архиве находятся 534 фонда, 62776 дел на бумажной основе за 1933-2016 гг. Из них: 934 ед. хр. — управленческой документации; 61842 ед. хр. — по личному составу.

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к большинству документов, хранящихся в архиве, установлен 75-летний срок ограничения доступа пользователей (документы по личному составу, созданные с 2003 года — 50 лет), т.к. данные документы содержат сведения о личной, семейной тайне гражданина, его частной жизни.

Одним из ведущих направлений работы Архива является исполнение социально-правовых запросов. Отделом информации и использования документов в 2015 году исполнено 6 902 запросов. В 2010 году — 3627, в 2011 году — 4403, в 2012 году — 4664, в 2013 — 5512 запросов. Таким образом, в 2015 году по сравнению с 2010 годом, т.е. с момента создания Архива, количество запросов увеличилось на 90%.